海外で子会社の設立や駐在員事務所を開く、または海外への輸出の申請、海外企業との契約、現地での許認可の取得をする等といった場合に、外国の政府機関や企業などから、日本で登記している事の証明として登記簿謄本（登記事項証明書）に「公証」「アポスティーユ」「領事認証」を取ってくるように求められることが多いです。
英語だと「Notarization」「Legalization」「Authentication」「Apostille」などと書かれていることが多いです。
弊所にご依頼をいただくお客様も大半の方は初めての経験で困っていらっしゃるご担当者様が非常に多いです。
現地の政府機関、企業からう日本で登記している事の証明として登記簿謄本に「Notarization」「Legalization」「Authentication」「Apostille」を求められたら下の表を参考にしてまず提出先の国、翻訳文書の必要性と言語を確認してください。
１．提出先が「外国公文書の認証を不要とする条約」(ハーグ条約)の加盟国か否か？
まず、登記簿謄本を提出する先の国が「外国公文書の認証を不要とする条約」であるハーグ条約に加盟しているか否かを確認します。(参考：2015年1月時点でハーグ条約に加盟している国の一覧)
例えばアメリカやイギリス、インドはハーグ条約に加盟している国です。上記の表にあてはめると①か②にあたります。中国やベトナム、UAE、ミャンマーの場合ハーグ条約に加盟していません。上記の表にあてはめると③か④にあたります。
ハーグ条約加盟国の場合は、最終的に日本の外務省のアポスティーユを取得します。ハーグ条約非加盟国の場合は最終的に駐日大使館の領事認証を取得します。駐日大使館の領事認証を取得する場合は、事前に必ず日本の外務省の公印確認という認証を取得する必要があります。
２．提出する登記簿謄本に翻訳が必要か？必要な場合の言語は？
登記簿謄本を日本語の原本のまま提出する場合は公文書に該当しますが、ほとんどの国の場合、登記簿謄本に英語翻訳した書類を添付して認証を取得することをもとめられます。
登記簿謄本を日本語の原本のままアポスティーユや公印確認を取得される場合は、霞が関にある外務省で直接アポスティーユや公印確認を取得します。
翻訳した書類を添付して認証を求めれれる場合は私文書として取り扱われます。翻訳の必要性の有無や必要な場合の言語については私たち行政書士ではなく、ご提出先に確認をしてください。
登記簿謄本を翻訳した文書に認証を求められている場合は、宣言書、原本、翻訳書類をセットにして認証を取得する必要があります。手続きとしては登記簿謄本を取得した後、公証役場で公証人の認証、公証人が所属する地方法務局で法務局長の公証人押印証明を取得した後、外務省でアポスティーユや公印確認を取得する必要があります。ハーグ条約非加盟国の場合は外務省の公印確認を取得した後、駐日大使館の領事認証を取得する必要があります。
外国の政府機関や企業などから、日本で登記している事の証明として登記簿謄本に「Notarization」「Legalization」「Apostille」を求められたらまず上記の2点を一番最初に確認をしてください。
自分が提出する先の国がハーグ条約に加盟している国か否か、提出を求められている登記簿謄本の翻訳の必要性の有無、必要な場合の言語が確定したらどんな認証の手続きをとればいいかはっきりします。
ハーグ条約加盟・非加盟国に提出する登記簿謄本の認証の手続き
それでは、ハーグ条約加盟国に登記簿謄本の原本を提出する場合、ハーグ条約加盟国に登記簿謄本の原本と翻訳文書を提出する場合、ハーグ条約非加盟国に登記簿謄本の原本を提出する場合、ハーグ条約非加盟国に登記簿謄本の原本と翻訳文書を提出する場合の認証の取り方をそれぞれ確認をしていきましょう。
①ハーグ条約加盟国に登記簿謄本（翻訳無し）を提出する場合
ハーグ条約加盟国に登記簿謄本の原本を提出する場合は、登記簿謄本を取得し、外務省に直接持参するか郵送でアポスティーユを取得することが出来ます。
外務省への申請は郵送の場合は返送まで10日程度の日数がかかります。お急ぎの場合は直接持参するか、行政書士にご依頼されることをおすすめします。
行政書士にご依頼をされる際に登記簿謄本の取得代行も依頼されるとご自身の手間をより少なくすることが可能です。
登記簿謄本の原本にアポスティーユを取得する場合は霞が関の外務省に直接持参して申請をすると申請した翌日にアポスティーユを取得した書類を受け取ることができます。
たた①のケースはほとんどありません。日本語の登記簿謄本をそのまま外国へ提出しても提出先が日本語が分からない場合が多いからです。
ハーグ条約に加盟国に書類を提出する場合はほとんどの場合で翻訳した書類を添付してアポスティーユを取得することを求めれる場合が多いので②にあてはまる場合が多いです。
②ハーグ条約加盟国に登記簿謄本の原本と翻訳文書を提出する場合
ハーグ条約盟国に登記簿謄本の原本と翻訳文書を提出する場合は、書類を公証役場に持参し公証人の認証を取得します。その後、公証人が所属する地方法務局で法務局長の公証人押印証明を取得、外務省でアポスティーユを取得して手続きが完了です。
1.法務局（登記所）、2.公証役場、3.地方法務局、4.外務省(申請と受け取りの2回)と平日の昼間の限られた時間に、該当機関に5回直接足を運んで認証を取得する必要があります。
登記簿謄本の原本と翻訳文書に公証人の認証を取得する場合、登記簿謄本と翻訳文書に宣言書を添付して認証を取得する形をとります。
宣言書には宣言文、日付、署名を記載する必要があります。宣言文の内容、言語、署名者については提出する書類や提出先からの依頼などで変わりますのでご注意ください。
③ハーグ条約非加盟国に登記簿謄本の原本を提出する場合
中国、ベトナムなどのハーグ条約非盟国に公文書を提出する場合は、まず登記簿謄本を法務局で取得し、外務省で公印確認を取得、その後駐日大使館の領事認証を取得する必要があります。
中国大使館やベトナム大使館では日本語の登記簿謄本への領事認証を取得することができますが、手続きとして取得できるということですので、あくまでご提出先に翻訳の必要性をお問い合わせください。
ベトナムの場合は大使館で有料でベトナム語への翻訳も行っています。
外務省の公印確認を取得する手続きは書類を外務省に直接持参するか郵送で手続きをすることが可能です。郵送の場合は返送まで10日程度の日数がかかるので、お急ぎの場合は直接持参するか、行政書士にご依頼されることをおすすめします。
外務省に直接登記簿謄本を持参して申請をすると申請した翌日に公印確認を取得した書類を受け取ることができます。
この場合、1.法務局（登記所）、2.外務省(申請と受け取りの2回)、3.駐日大使館（申請と受け取りの2回）と平日の昼間の限られた時間に5回、該当機関に直接足を運んで認証を取得する必要があります。
④ハーグ条約非加盟国に登記簿謄本の原本と翻訳文書を提出する場合
ハーグ条約非盟国に登記簿謄本の原本と翻訳文書を提出する場合は、まず書類を公証役場に持参し公証人の認証を取得します。その後、公証人が所属する地方法務局で法務局長の公証人押印証明を取得、外務省で公印確認を取得、その後駐日大使館の領事認証を取得して手続きが完了です。
1.法務局（登記所）、2.公証役場、3.地方法務局、4.外務省(申請と受け取りの2回)、5.駐日大使館（申請と受け取りの2回）と平日の昼間の限られた時間に7回、該当機関に直接足を運んで認証を取得する必要があります。
登記簿謄本の原本と翻訳文書に公証人の認証を取得する場合、登記簿謄本の原本と翻訳文書に宣言書を添付して認証を取得する形をとります。
宣言書には宣言文、日付、署名を記載する必要があります。宣言文の内容、言語、署名者については提出する書類や提出先からの依頼などで変わりますのでご注意ください。