個人の方だったら海外で就労する、留学する、移住されたりという場合、企業のご担当者の場合は海外の企業との契約、駐在員事務所や現地法人の設立などといった場合に、現地の政府機関や企業または大学などから提出する書類に、日本で「公証」「アポスティーユ」「領事認証」を取ってくるように求められて困っていらっしゃらないですか？
英語だと「Notarization」「Legalization」「Authentication」「Apostille」などと書かれていることが多いです。
弊所にご依頼をいただくお客様も大半の方は初めての経験で困っていらっしゃる方が非常に多いです。
現地の政府機関や企業または大学などから提出する書類から提出する書類に「Notarization」「Legalization」「Authentication」「Apostille」を求められたら下の表を参考にしてまず提出先の国、提出を求められている書類の種類を確認してください。
１．提出先が「外国公文書の認証を不要とする条約」(ハーグ条約)の加盟国か否か？
まず、提出先の国が「外国公文書の認証を不要とする条約」であるハーグ条約に加盟しているか否かを確認します。(参考：2017年5月時点でハーグ条約に加盟している国の一覧)
例えばインドや韓国、メキシコの場合はハーグ条約に加盟している国です。上記の表にあてはめると①か②にあたります。中国やベトナム、UAE(アラブ首長国連邦)の場合ハーグ条約に加盟していません。上記の表にあてはめると③か④にあたります。
ハーグ条約加盟国の場合は、最終的に日本の外務省のアポスティーユを取得します。
ハーグ条約非加盟国の場合は最終的に駐日大使館の領事認証を取得します。駐日大使館の領事認証を取得する場合は、事前に必ず日本の外務省の公印確認という認証を取得する必要があります。
２．提出する書類が公文書か、私文書か？
ご提出先から求められている書類が戸籍謄本、住民票、登記簿謄本(履歴事項全部証明書)などの役所が発行する書類を日本語の原本のまま提出する場合は公文書に該当します。
ただほとんどの国の場合、役所が発行する公文書に英語やスペイン語に翻訳した書類を添付して認証もとめられる場合が多いです。翻訳した書類を添付して認証を求めれれる場合は私文書として取り扱われます。翻訳の必要性の有無については私たち行政書士ではなく、ご提出先に確認をしてください。
パスポートや医師免許証、学位記、許認可関係の書類で原本に認証をとることが難しい書類は印刷したコピーに認証をうけます。パスポートコピー、医師免許証のコピーは私文書に該当します。
公文書の場合は霞が関にある外務省で直接アポスティーユや公印確認を取得することができます。
私文書の場合は公証役場で公証人の認証、公証人が所属する地方法務局で法務局長の公証人押印証明を取得した後、外務省でアポスティーユや公印確認を取得する必要があります。ハーグ条約非加盟国の場合は外務省の公印確認を取得した後、駐日大使館の領事認証を取得する必要があります。
現地の政府機関や企業または大学などから提出する書類から提出する書類に「Notarization」「Legalization」「Apostille」を求められたらまず上記の2点を一番最初に確認をしてください。
自分が提出する先の国がハーグ条約に加盟している国か否か、提出を求められている書類が公文書か、私文書かが確定したらどんな認証の手続きをとればいいかはっきりします。
ハーグ条約加盟・非加盟国に提出する公文書・私文書の認証の手続き
それでは、ハーグ条約加盟国に公文書を提出する場合、ハーグ条約加盟国に私文書を提出する場合、ハーグ条約非加盟国に公文書を提出する場合、ハーグ条約非加盟国に私文書を提出する場合の認証の取り方をそれぞれ確認をしていきましょう。
①ハーグ条約加盟国に公文書を提出する場合
ハーグ条約加盟国に公文書を提出する場合は書類を外務省に直接持参するか郵送でアポスティーユを取得することが出来ます。郵送の場合は返送まで10日程度の日数がかかるので、お急ぎの場合は直接持参するか、行政書士にご依頼されることをおすすめします。
外務省に直接書類を持参して申請をすると申請した翌日にアポスティーユを取得した書類を受け取ることができます。
ただこの①のケースはあまり多くはありません。日本語の書類をそのまま外国へ提出しても提出先が日本語が分からない場合が多いからです。
ハーグ条約に加盟国に書類を提出する場合はほとんどの場合で翻訳した書類を添付してアポスティーユを取得することを求めれる場合が多いので②にあてはまる場合が多いです。
②ハーグ条約加盟国に私文書を提出する場合
ハーグ条約盟国に私文書を提出する場合は、まず書類を公証役場に持参し公証人の認証を取得します。その後、公証人が所属する地方法務局で法務局長の公証人押印証明を取得、外務省でアポスティーユを取得して手続きが完了です。
1.公証役場、2.地方法務局、3.外務省(申請と受け取りの2回)と平日の昼間の限られた時間に、該当機関に4回直接足を運んで認証を取得する必要があります。
私文書に公証人の認証を取得する場合、対象文書に宣言書を添付して認証を取得する形をとります。また戸籍謄本や登記簿謄本などの公文書に翻訳した文書を添付して認証を受ける場合も宣言書を最初のページに添付して認証を取得する必要があります。
宣言書には宣言文、日付、署名を記載する必要があります。宣言文の内容、言語については提出する書類や提出先からの依頼などで変わりますのでご注意ください。
③ハーグ条約非加盟国に公文書を提出する場合
中国、ベトナムなどのハーグ条約非盟国に公文書を提出する場合は、まず書類を外務省で公印確認を取得、その後駐日大使館の領事認証を取得する必要があります。
外務省の公印確認を取得する手続きは書類を外務省に直接持参するか郵送で手続きをすることが可能です。
郵送の場合は返送まで10日程度の日数がかかるので、お急ぎの場合は直接持参するか、行政書士にご依頼されることをおすすめします。
外務省に直接書類を持参して申請をすると申請した翌日に公印確認を取得した書類を受け取ることができます。
この場合1.外務省(申請と受け取りの2回)、2.駐日大使館（申請と受け取りの2回）と平日の昼間の限られた時間に4回、該当機関に直接足を運んで認証を取得する必要があります。
④ハーグ条約非加盟国に私文書を提出する場合
ハーグ条約非盟国に私文書を提出する場合は、まず書類を公証役場に持参し公証人の認証を取得します。その後、公証人が所属する地方法務局で法務局長の公証人押印証明を取得、外務省で公印確認を取得、その後駐日大使館の領事認証を取得して手続きが完了です。
1.公証役場、2.地方法務局、3.外務省(申請と受け取りの2回)、4.駐日大使館（申請と受け取りの2回）と平日の昼間の限られた時間に6回、該当機関に直接足を運んで認証を取得する必要があります。
私文書に公証人の認証を取得する場合、対象文書に宣言書を添付して認証を取得する形をとります。また戸籍謄本や登記簿謄本などの公文書に翻訳した文書を添付して認証を受ける場合も宣言書を最初のページに添付して認証を取得する必要があります。
宣言書には宣言文、日付、署名を記載する必要があります。宣言文の内容、言語については提出する書類や提出先からの依頼などで変わりますのでご注意ください。