私文書を大使館で認証するにはどうしたらいいですか?


外国において、日本人が外国の機関に対して永住権取得、婚姻、法人設立などの申請・届出の手続きをする場合に、その国の日本における大使館の認証を受けた日本の文書の添付を要求されることがよくあります。

この文書が戸籍謄本や登記事項証明書などの日本国で発行された公文書であれば、日本の外務省による公印確認を受けた上で、その国の大使館に提出すれば、問題なく認証を受ける事ができます。

しかし、その文書が私文書(委任状、翻訳文、財務諸表、定款、株主総会議事録などが該当します。)であれば、通常は、大使館では受け付けてもらえません。大使館の認証は、原則として公文書に対してのみ行われることになっているからです。

そのため、このような場合には、以下の手続きをとります。

まず、私文書の私署や記名押印に対して公証人による認証(公証)を行います。

次に、その公証人の属する法務局等の長から、その私文書に押された私署等の真正性を担保する公証人の認証が間違いないことの証明を受けます。

そして、その証明を証する法務局長の公印が真正なものであることを、外務省によって証明してもらいます。この外務省の証明を付けて、大使館に提出すると、大使館による私文書の認証を受ける事ができます。

なお、このことが可能になるのは、私文書を公証人が公証すると、その私文書は公文書と同等と取り扱われることになるからです。