戸籍謄本に日本で「アポスティーユ」「領事認証」「翻訳公証」「公印」を取ってきてと言われて困っている方へ

海外赴任の際のご家族のビザの申請、外国人の方と結婚をされるなどといった場合に、外国の政府機関などから、親子関係や日本で婚姻の届け出をしているという証明として戸籍謄本に「アポスティーユ」「領事認証」を取ってくるように求められることが多いです。

英語だと「Notarization」「Legalization」「Authentication」「Apostille」などと書かれていることが多いです。

弊所にご依頼をいただくお客様も大半の方は初めての経験で困っていらっしゃる方が非常に多いです。

現地の政府機関から親子関係や日本で婚姻の届け出をしているという証明として戸籍謄本に「Notarization」「Legalization」「Authentication」「Apostille」を求められたら下の表を参考にしてまず提出先の国、翻訳文書の必要性と言語を確認してください。

戸籍謄本に日本で「公証」「公印」「アポスティーユ」「領事認証」を取ってきてと言われて困っている方へ

1.提出先が「外国公文書の認証を不要とする条約」(ハーグ条約)の加盟国か否か?

まず、戸籍謄本を提出する先の国が「外国公文書の認証を不要とする条約」であるハーグ条約に加盟しているか否かを確認します。(参考:2015年1月時点でハーグ条約に加盟している国の一覧)

例えばメキシコの場合はハーグ条約に加盟している国です。上記の表にあてはめると①か②にあたります。UAE(アラブ首長国連邦)ベトナムタイの場合ハーグ条約に加盟していません。上記の表にあてはめると③か④にあたります。

ハーグ条約加盟国の場合は、最終的に日本の外務省のアポスティーユを取得します。ハーグ条約非加盟国の場合は最終的に駐日大使館の領事認証を取得します。駐日大使館の領事認証を取得する場合は、事前に必ず日本の外務省の公印確認という認証を取得する必要があります。

2.提出する戸籍謄本に翻訳が必要か?必要な場合の言語は?

戸籍謄本を日本語の原本のまま提出する場合は公文書に該当しますが、ほとんどの国の場合、戸籍謄本に英語やスペイン語に翻訳した書類を添付して認証を取得することをもとめられます。

翻訳した書類を添付して認証を求めれれる場合は私文書として取り扱われます。翻訳の必要性の有無や必要な場合の言語については私たち行政書士ではなく、ご提出先に確認をしてください。

戸籍謄本の原本に認証を取得する場合は霞が関にある外務省で直接アポスティーユや公印確認を取得します。

戸籍謄本の翻訳文書に認証を取得する場合は、宣言書、原本、翻訳書類をセットにして認証を取得する必要があります。手続きとしては公証役場で公証人の認証、公証人が所属する地方法務局で法務局長の公証人押印証明を取得した後、外務省でアポスティーユや公印確認を取得する必要があります。ハーグ条約非加盟国の場合は外務省の公印確認を取得した後、駐日大使館の領事認証を取得する必要があります。


現地の政府機関から親子関係や日本で婚姻の届け出をしているという証明として戸籍謄本に「「Notarization」「Legalization」「Apostille」を求められたらまず上記の2点を一番最初に確認をしてください。

自分が提出する先の国がハーグ条約に加盟している国か否か、提出を求められている書類の翻訳の必要性の有無、必要な場合の言語が確定したらどんな認証の手続きをとればいいかはっきりします。

ハーグ条約加盟・非加盟国に提出する戸籍謄本の認証の手続き

それでは、ハーグ条約加盟国に戸籍謄本の原本を提出する場合、ハーグ条約加盟国に戸籍謄本の原本と翻訳文書を提出する場合、ハーグ条約非加盟国に戸籍謄本の原本を提出する場合、ハーグ条約非加盟国に戸籍謄本の原本と翻訳文書を提出する場合の認証の取り方をそれぞれ確認をしていきましょう。

①ハーグ条約加盟国に戸籍謄本の原本を提出する場合

ハーグ条約加盟国に戸籍謄本の原本を提出する場合は書類を外務省に直接持参するか郵送でアポスティーユを取得することが出来ます。郵送の場合は返送まで10日程度の日数がかかるので、お急ぎの場合は直接持参するか、行政書士にご依頼されることをおすすめします。

外務省に直接書類を持参して申請をすると申請した翌日にアポスティーユを取得した書類を受け取ることができます。

ただこの①のケースはあまり多くはありません。日本語の戸籍謄本をそのまま外国へ提出しても提出先が日本語が分からない場合が多いからです。ハーグ条約に加盟国に書類を提出する場合はほとんどの場合で翻訳した書類を添付してアポスティーユを取得することを求めれる場合が多いので②にあてはまる場合が多いです。

②ハーグ条約加盟国に戸籍謄本の原本と翻訳文書を提出する場合

ハーグ条約盟国に戸籍謄本の原本と翻訳文書を提出する場合は、書類を公証役場に持参し公証人の認証を取得します。その後、公証人が所属する地方法務局で法務局長の公証人押印証明を取得、外務省でアポスティーユを取得して手続きが完了です。

ハーグ条約加盟国に戸籍謄本の原本と翻訳文書を提出する場合

1.公証役場、2.地方法務局、3.外務省(申請と受け取りの2回)と平日の昼間の限られた時間に、該当機関に4回直接足を運んで認証を取得する必要があります。

戸籍謄本の原本と翻訳文書に公証人の認証を取得する場合、戸籍謄本と翻訳文書に宣言書を添付して認証を取得する形をとります。

宣言書には宣言文、日付、署名を記載する必要があります。宣言文の内容、言語については提出する書類や提出先からの依頼などで変わりますのでご注意ください。

③ハーグ条約非加盟国に戸籍謄本を提出する場合

中国ベトナムなどのハーグ条約非盟国に公文書を提出する場合は、まず戸籍謄本を外務省で公印確認を取得、その後駐日大使館の領事認証を取得する必要があります。ベトナムの場合は大使館で有料でベトナム語への翻訳を行っています。

ハーグ条約非加盟国に戸籍謄本を提出する場合

外務省の公印確認を取得する手続きは書類を外務省に直接持参するか郵送で手続きをすることが可能です。郵送の場合は返送まで10日程度の日数がかかるので、お急ぎの場合は直接持参するか、行政書士にご依頼されることをおすすめします。

外務省に直接戸籍謄本を持参して申請をすると申請した翌日に公印確認を取得した書類を受け取ることができます。この場合1.外務省(申請と受け取りの2回)、2.駐日大使館(申請と受け取りの2回)と平日の昼間の限られた時間に4回、該当機関に直接足を運んで認証を取得する必要があります。

④ハーグ条約非加盟国に戸籍謄本の原本と翻訳文書を提出する場合

ハーグ条約非盟国に戸籍謄本の原本と翻訳文書を提出する場合は、まず書類を公証役場に持参し公証人の認証を取得します。その後、公証人が所属する地方法務局で法務局長の公証人押印証明を取得、外務省で公印確認を取得、その後駐日大使館の領事認証を取得して手続きが完了です。

ハーグ条約非加盟国に戸籍謄本の原本と翻訳文書を提出する場合

1.公証役場、2.地方法務局、3.外務省(申請と受け取りの2回)、4.駐日大使館(申請と受け取りの2回)と平日の昼間の限られた時間に6回、該当機関に直接足を運んで認証を取得する必要があります。

戸籍謄本の原本と翻訳文書に公証人の認証を取得する場合、戸籍謄本の原本と翻訳文書に宣言書を添付して認証を取得する形をとります。

宣言書には宣言文、日付、署名を記載する必要があります。宣言文の内容、言語については提出する書類や提出先からの依頼などで変わりますのでご注意ください。

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行政書士の登録証
J-star行政書士事務所の代表、大谷寛の行政書士の登録証を掲載しています。行政書士は、行政書士法により、他人の依頼を受け報酬を得て、官公署に提出する書類の作成、提出等の手続きの代理を業とする事が出来ると定められています。

行政書士又は行政書士法人ではないものが、報酬を得て公証役場や外務省での書類の認証の手続きを行うと行政書士法第21条の違反に問われ、1年以下の懲役又は100万円以下の罰金の対象になります。

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外務省アポスティーユ・駐日大使館の領事認証が必要となる文書

※認証が必要となる文書の代表的なものを掲載しています。

パスポートのコピー(写し)、戸籍謄本、戸籍抄本、出生届受理証明書、婚姻届受理証明書、離婚届受理証明書、婚姻要件具備証明書、婚姻届記載事項証明書、出生届記載事項証明書、住民票、健康診断書、警察証明書(無犯罪証明書)、成績証明書、卒業証明書、委任状、譲渡承諾書、登記簿謄本(履歴事項全部証明書、現在事項全部証明書)、不動産登記事項証明書、会社定款、取締役会議事録、年金証書、独身証明書、納税証明書、会社役員就任承諾書、履歴書、在籍証明書、各種契約書

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